Slik gjør du en innholdsrevisjon i en liten bedrift

En innholdsrevisjon er en liste over alt du har publisert, med én beslutning ved siden av hvert punkt. I en liten bedrift får listen som regel plass i ett regneark: nettsider, blogginnlegg, veiledninger for nedlasting og innleggene i sosiale medier som du fortsatt viser folk til. Målet er å finne ut hvilket innhold som fortsatt hjelper en kunde, og hvilket som villeder, gjentar seg selv eller bare blir liggende.

Du trenger ingen spesiell programvare for en første revisjon. For et nettsted med under hundre sider holder det med et regneark, tilgang til nettstedets statistikk og én uforstyrret ettermiddag. Denne veiledningen går gjennom stegene og bruker et oppdiktet bakeri med oppdiktede tall for å vise hvordan beslutningene ser ut i praksis. Ingen av tallene beskriver en virkelig bedrift.

Bestem hva revisjonen skal svare på

Skriv én setning før du åpner regnearket. For eksempel: 'Hvilke sider bør en ny kunde lese før hen bestiller en kake?' eller 'Hvilke gamle innlegg oppgir priser eller åpningstider som ikke lenger stemmer?' Et tydelig spørsmål holder revisjonen kort. Uten det vokser listen til en oversikt over alt, og ingen gjør noe med den.

Sett også en grense. En første revisjon kan nøye seg med nettstedet og bloggen. Nyhetsbrev, innlegg i sosiale medier og trykte brosjyrer kan vente til en ny runde, med mindre spørsmålet ditt handler om nettopp dem. Skriv avgrensningen øverst i arket, slik at den neste som åpner det, vet hva som ble sjekket og hva som ble utelatt.

Lag en oversikt over innholdet

Opprett én rad per URL eller dokument. Bruk disse kolonnene:

• Adresse eller filnavn.
• Tittel slik den besøkende ser den.
• Innholdstype, for eksempel tjenesteside, blogginnlegg, veiledning eller FAQ.
• Dato for siste reelle oppdatering.
• Eier, det vil si personen som kan endre innholdet.
• Hovedspørsmålet innholdet besvarer for en kunde.

Nettstedskartet ditt er det raskeste stedet å begynne. De fleste verktøy for å bygge nettsider publiserer et på /sitemap.xml, og du kan lime adressene derfra inn i arket. Legg deretter til alt som nettstedskartet ikke får med seg: PDF-filer som det lenkes til fra e-poster, landingssider fra gamle kampanjer og sider som er skjult i menyen. Hvis en side finnes, men du ikke kan si hvilket kundespørsmål den besvarer, skriver du 'uklart' i den kolonnen. Den merkingen er allerede et funn.

Legg til tallene du allerede har

Hent to eller tre tall per rad fra verktøyene du bruker i dag. Sidevisninger de siste tolv månedene viser om noen i det hele tatt kommer frem til innholdet. Visninger i søkeresultatene fra Google Search Console viser om Google viser det for noe søk. Hvis du registrerer henvendelser eller bestillinger, noterer du hvilke sider folk besøkte før de kontaktet deg.

Bruk samme periode for alle radene. Blander du et tall for tre måneder med et for tolv måneder, ser en nyere side svakere ut enn den er. Lave tall betyr ikke automatisk at en side er ubrukelig. En side om leveringsvilkår kan ha få besøk og likevel forhindre en klage. Behandle tallene som ett innspill ved siden av din egen vurdering av hva kundene trenger.

Velg de innholds-KPI-ene du vil bruke igjen i senere revisjoner, og skriv dem i toppen av arket. Når du måler de samme tingene hver gang, kan du sammenligne denne revisjonen med den neste.

Vurder hvert innhold med fire spørsmål

Svar ja eller nei for hver rad:

1. Er det korrekt? Priser, åpningstider, produktnavn, juridisk informasjon og skjermbilder stemmer med situasjonen i dag.
2. Er det nyttig? En kunde med det oppgitte spørsmålet ville fått et fullstendig svar.
3. Er det unikt? Ingen annen side på nettstedet ditt besvarer det samme spørsmålet på nesten samme måte.
4. Leder det videre? Leseren ser et fornuftig neste steg, for eksempel et kontaktskjema, en relatert veiledning eller en produktside.

Fire ja-svar betyr at siden blir som den er. Hvert nei-svar peker på hvilken type arbeid som trengs. En side med feil opplysninger må oppdateres. En side som gjentar en annen, er en kandidat for sammenslåing. En side uten et tydelig kundespørsmål og uten besøk kan fjernes eller videresendes.

Velg behold, oppdater, slå sammen eller fjern

Gi hver rad nøyaktig én handling:

• Behold. Korrekt, nyttig og unik. Sjekk den igjen ved neste revisjon.
• Oppdater. Temaet er riktig, men fakta, eksempler eller lenker er utdaterte.
• Slå sammen. To eller flere sider besvarer det samme spørsmålet. Samle de beste delene på én side, og videresend de andre til den.
• Fjern. Siden har ikke lenger noe formål, for eksempel et utløpt tilbud. Videresend adressen til den nærmeste relevante siden, slik at lenker og bokmerker fortsatt virker.

Sider som holder seg nyttige i årevis, er det tidløse innholdet ditt. Merk dem, for de fortjener en planlagt gjennomgang i stedet for en omskriving hver gang noen har litt tid til overs. Sesongbasert eller tidsbegrenset innhold trenger en sluttdato i arket, slik at det ikke blir liggende på nett etter at sesongen er over.

Et gjennomgått eksempel - nettstedet til et lite bakeri

Det oppdiktede bakeriet har 32 sider: 6 sider om tjenester og produkter, 22 blogginnlegg og 4 prislister i PDF. Eierens spørsmål er: 'Hva bør en kunde lese før hen bestiller en festkake?'

Etter vurderingen ser arket slik ut:

Tallene blir til sammen 32, noe som er en rask kontroll på at ingen rad er hoppet over. Sammenslåingene gjør sju sider om til tre, så nettstedet ender med 11 + 9 + 3 = 23 sider etter fjerningene og sammenslåingene. Tre separate innlegg om kakestørrelser blir til én veiledning med én felles størrelsestabell, og de andre adressene videresendes dit.

Revisjonen avdekker også et hull. Ingen side forklarer hvor lang tid i forveien man må bestille. Det er noe kundene spør om på telefon, og ingenting på nettstedet svarer på det. Eieren legger det inn i planen som en ny side. Å finne manglende temaer på denne måten er en enkel innholdsgapanalyse som kommer som en bieffekt av revisjonen.

Gjør funnene om til en arbeidsplan

En revisjon er bare til hjelp når handlingene får datoer. Sorter arket etter handling, og anslå innsatsen for hver rad i timer. Gjør først rettelsene som beskytter kundene: feil priser, feil åpningstider og ødelagte bestillingslenker. Ta deretter sammenslåingene, fordi de endrer adresser og krever videresendinger. Oppdateringer og nye sider kommer etter det.

Flytt hver oppgave inn i innholdskalenderen med en dato og en ansvarlig. I bakerieksemplet setter eieren av to timer i uken i fem uker. Den tiden dekker de ni oppdateringene, de tre sammenslåtte veiledningene og den nye siden om bestillingstid. Tid til å skrive nye innlegg planlegges først når alle rettelsene som venter, har fått en dato.

Når du skriver om et sterkt, gammelt innlegg, bør du vurdere gjenbruk av innhold. Et godt svar på nettstedet kan bli et kort innlegg i sosiale medier eller en del av et nyhetsbrev, uten at du må begynne med et blankt ark.

Hold neste revisjon liten

Lagre arket med dato, og ikke slett det når arbeidet er gjort. Ved neste revisjon kopierer du det, legger til nye sider og sjekker bare det som er endret. Mange små bedrifter gjentar øvelsen en eller to ganger i året, med en rask månedlig sjekk av sidene som nevner priser. Riktig rytme avhenger av hvor ofte tilbudet ditt endres.

Noter hva som skjedde etter endringene. Skriv ned datoen hver side ble oppdatert, og se på de samme tallene tre måneder senere. Husk at trafikk endrer seg av mange grunner, blant annet sesonger og konkurrenter, så behandle enhver endring som en observasjon. Den varige verdien av en innholdsrevisjon er et nettsted der hver side har en grunn til å finnes og en person som har ansvaret for den.

Beslektede begreper i ordlisten

• Innholdsrevisjon
• Innholdsgapanalyse
• Innholds-KPI-er
• Tidløst innhold
• Gjenbruk av innhold
• Innholdskalender

Se også

• Innholdsplan for personlig trener
• Innholdsplan for eiendomsmegler