Πώς να κάνεις έλεγχο περιεχομένου σε μια μικρή επιχείρηση

Ο έλεγχος περιεχομένου είναι μια λίστα με όλα όσα έχεις δημοσιεύσει, με μία απόφαση δίπλα σε κάθε στοιχείο. Σε μια μικρή επιχείρηση, η λίστα αυτή συνήθως χωράει σε ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο: σελίδες του ιστότοπου, άρθρα του blog, οδηγοί για λήψη και οι αναρτήσεις στα social media στις οποίες ακόμη παραπέμπεις τους ανθρώπους. Ο στόχος είναι να βρεις ποια κομμάτια βοηθούν ακόμη τον πελάτη και ποια τον παραπλανούν, επαναλαμβάνονται ή απλώς κάθονται εκεί.

Για έναν πρώτο έλεγχο δεν χρειάζεσαι ειδικό λογισμικό. Ένα υπολογιστικό φύλλο, πρόσβαση στα στατιστικά του ιστότοπού σου και ένα απόγευμα χωρίς διακοπές αρκούν για έναν ιστότοπο με λιγότερες από εκατό σελίδες. Ο οδηγός αυτός περνά από τα βήματα και χρησιμοποιεί έναν φανταστικό φούρνο με επινοημένα νούμερα για να δείξει πώς φαίνονται οι αποφάσεις στην πράξη. Κανένα από τα νούμερα δεν περιγράφει πραγματική επιχείρηση.

Αποφάσισε σε τι πρέπει να απαντήσει ο έλεγχος

Γράψε μία πρόταση πριν ανοίξεις το υπολογιστικό φύλλο. Για παράδειγμα: 'Ποιες σελίδες πρέπει να διαβάσει ένας νέος πελάτης πριν παραγγείλει τούρτα;' ή 'Ποια παλιά άρθρα αναφέρουν τιμές ή ωράρια που δεν ισχύουν πια;'. Μια σαφής ερώτηση κρατά τον έλεγχο σύντομο. Χωρίς αυτήν, η λίστα γίνεται καταγραφή των πάντων και κανείς δεν κάνει τίποτα με αυτήν.

Όρισε και ένα όριο. Ένας πρώτος έλεγχος μπορεί να καλύψει μόνο τον ιστότοπο και το blog. Τα newsletters, οι αναρτήσεις στα social media και τα έντυπα φυλλάδια μπορούν να περιμένουν δεύτερο γύρο, εκτός αν η ερώτησή σου αφορά αυτά. Γράψε το όριο στην κορυφή του φύλλου, ώστε ο επόμενος που θα το ανοίξει να ξέρει τι ελέγχθηκε και τι έμεινε εκτός.

Φτιάξε την απογραφή

Δημιούργησε μία γραμμή για κάθε URL ή έγγραφο. Χρησιμοποίησε αυτές τις στήλες:

• Διεύθυνση ή όνομα αρχείου.
• Τίτλος όπως τον βλέπει ο επισκέπτης.
• Τύπος περιεχομένου, για παράδειγμα σελίδα υπηρεσίας, άρθρο του blog, οδηγός ή συχνές ερωτήσεις.
• Ημερομηνία της τελευταίας πραγματικής ενημέρωσης.
• Υπεύθυνος, δηλαδή το άτομο που μπορεί να το αλλάξει.
• Η κύρια ερώτηση του πελάτη στην οποία απαντά το κομμάτι.

Ο χάρτης του ιστότοπου είναι το πιο γρήγορο σημείο εκκίνησης. Οι περισσότερες πλατφόρμες κατασκευής ιστοτόπων δημοσιεύουν έναν στη διεύθυνση /sitemap.xml και μπορείς να επικολλήσεις τις διευθύνσεις του στο φύλλο. Μετά πρόσθεσε ό,τι λείπει από τον χάρτη: PDF που στέλνεις με email, σελίδες προορισμού από παλιές καμπάνιες και σελίδες που δεν εμφανίζονται στο μενού. Αν μια σελίδα υπάρχει αλλά δεν μπορείς να πεις σε ποια ερώτηση πελάτη απαντά, γράψε 'ασαφές' σε αυτή τη στήλη. Αυτή η σημείωση είναι ήδη ένα εύρημα.

Πρόσθεσε τα νούμερα που ήδη έχεις

Πάρε δύο ή τρία νούμερα για κάθε γραμμή από τα εργαλεία που χρησιμοποιείς σήμερα. Οι προβολές σελίδας των τελευταίων δώδεκα μηνών δείχνουν αν φτάνει κανείς σε αυτό το κομμάτι. Οι εμφανίσεις στην αναζήτηση από το Google Search Console δείχνουν αν το Google το προβάλλει για κάποια αναζήτηση. Αν καταγράφεις αιτήματα ή παραγγελίες, σημείωσε ποιες σελίδες επισκέφθηκαν οι άνθρωποι πριν επικοινωνήσουν μαζί σου.

Χρησιμοποίησε την ίδια περίοδο σε όλες τις γραμμές. Αν ανακατέψεις ένα νούμερο τριών μηνών με ένα δώδεκα μηνών, μια νεότερη σελίδα θα φαίνεται πιο αδύναμη απ' ό,τι είναι. Τα χαμηλά νούμερα δεν σημαίνουν αυτόματα ότι μια σελίδα είναι άχρηστη. Μια σελίδα με την πολιτική παράδοσης μπορεί να έχει λίγες επισκέψεις και παρ' όλα αυτά να αποτρέπει ένα παράπονο. Αντιμετώπισε τα νούμερα ως ένα στοιχείο δίπλα στη δική σου κρίση για το τι χρειάζονται οι πελάτες.

Διάλεξε τα KPIs περιεχομένου που θα ξαναχρησιμοποιήσεις στους επόμενους ελέγχους και γράψε τα στην κεφαλίδα του φύλλου. Αν μετράς τα ίδια πράγματα κάθε φορά, μπορείς να συγκρίνεις αυτόν τον έλεγχο με τον επόμενο.

Αξιολόγησε κάθε κομμάτι με τέσσερις ερωτήσεις

Απάντησε ναι ή όχι σε κάθε γραμμή:

1. Είναι ακριβές; Οι τιμές, τα ωράρια, τα ονόματα προϊόντων, τα νομικά στοιχεία και τα στιγμιότυπα οθόνης αντιστοιχούν στη σημερινή κατάσταση.
2. Είναι χρήσιμο; Ένας πελάτης με τη συγκεκριμένη ερώτηση θα έπαιρνε πλήρη απάντηση.
3. Είναι μοναδικό; Καμία άλλη σελίδα του ιστότοπού σου δεν απαντά στην ίδια ερώτηση με σχεδόν τον ίδιο τρόπο.
4. Οδηγεί κάπου; Ο αναγνώστης βλέπει ένα λογικό επόμενο βήμα, όπως μια φόρμα επικοινωνίας, έναν σχετικό οδηγό ή τη σελίδα ενός προϊόντος.

Τέσσερα ναι σημαίνουν ότι η σελίδα μένει όπως είναι. Κάθε όχι δείχνει τι είδους δουλειά χρειάζεται. Μια σελίδα με λάθος στοιχεία χρειάζεται ενημέρωση. Μια σελίδα που επαναλαμβάνει άλλη είναι υποψήφια για συγχώνευση. Μια σελίδα χωρίς σαφή ερώτηση πελάτη και χωρίς επισκέψεις μπορεί να αφαιρεθεί ή να ανακατευθυνθεί.

Διάλεξε διατήρηση, ενημέρωση, συγχώνευση ή αφαίρεση

Δώσε σε κάθε γραμμή ακριβώς μία ενέργεια:

• Διατήρηση. Ακριβές, χρήσιμο και μοναδικό. Έλεγξέ το ξανά στον επόμενο έλεγχο.
• Ενημέρωση. Το θέμα είναι σωστό, αλλά τα στοιχεία, τα παραδείγματα ή οι σύνδεσμοι είναι παλιά.
• Συγχώνευση. Δύο ή περισσότερες σελίδες απαντούν στην ίδια ερώτηση. Ένωσε τα καλύτερα μέρη σε μία σελίδα και ανακατεύθυνε τις υπόλοιπες σε αυτήν.
• Αφαίρεση. Η σελίδα δεν έχει πια σκοπό, όπως μια προσφορά που έληξε. Ανακατεύθυνε τη διεύθυνσή της στην πιο κοντινή σχετική σελίδα, ώστε οι σύνδεσμοι και οι σελιδοδείκτες να λειτουργούν ακόμη.

Οι σελίδες που μένουν χρήσιμες για χρόνια αποτελούν το δικό σου διαχρονικό περιεχόμενο. Σημάδεψέ τες, γιατί αξίζουν προγραμματισμένη αναθεώρηση και όχι ξαναγράψιμο κάθε φορά που κάποιος βρίσκει λίγο ελεύθερο χρόνο. Τα εποχικά ή χρονικά περιορισμένα κομμάτια χρειάζονται ημερομηνία λήξης στο φύλλο, ώστε να μη μένουν online όταν η σεζόν έχει τελειώσει.

Παράδειγμα στην πράξη - ο ιστότοπος ενός μικρού φούρνου

Ο φανταστικός φούρνος έχει 32 σελίδες: 6 σελίδες υπηρεσιών και προϊόντων, 22 άρθρα στο blog και 4 τιμοκαταλόγους σε PDF. Η ερώτηση της ιδιοκτήτριας είναι 'Τι πρέπει να διαβάσει ένας πελάτης πριν παραγγείλει τούρτα για μια γιορτή;'.

Μετά την αξιολόγηση, το φύλλο μοιάζει έτσι:

Τα σύνολα αθροίζουν 32, κάτι που επιβεβαιώνει γρήγορα ότι δεν παραλείφθηκε καμία γραμμή. Οι συγχωνεύσεις μειώνουν επτά σελίδες σε τρεις, οπότε μετά τις αφαιρέσεις και τις συγχωνεύσεις ο ιστότοπος καταλήγει σε 11 + 9 + 3 = 23 σελίδες. Τα τρία ξεχωριστά άρθρα για τα μεγέθη τούρτας γίνονται ένας οδηγός με έναν ενιαίο πίνακα μεγεθών και οι υπόλοιπες διευθύνσεις ανακατευθύνονται σε αυτόν.

Ο έλεγχος δείχνει και ένα κενό. Καμία σελίδα δεν εξηγεί πόσο νωρίτερα πρέπει να γίνει η παραγγελία. Είναι ερώτηση που οι πελάτες κάνουν στο τηλέφωνο και σε αυτήν δεν απαντά τίποτα στον ιστότοπο. Η ιδιοκτήτρια την προσθέτει στο πλάνο ως νέα σελίδα. Όταν εντοπίζεις έτσι θέματα που λείπουν, κάνεις μια βασική ανάλυση κενών περιεχομένου ως παρενέργεια του ελέγχου.

Κάνε τα ευρήματα πλάνο εργασιών

Ένας έλεγχος βοηθά μόνο όταν οι ενέργειές του παίρνουν ημερομηνίες. Ταξινόμησε το φύλλο ανά ενέργεια και υπολόγισε σε ώρες την προσπάθεια για κάθε γραμμή. Κάνε πρώτα τις διορθώσεις που προστατεύουν τους πελάτες: λάθος τιμές, λάθος ωράρια και χαλασμένους συνδέσμους παραγγελίας. Μετά ασχολήσου με τις συγχωνεύσεις, γιατί αλλάζουν διευθύνσεις και χρειάζονται ανακατευθύνσεις. Οι ενημερώσεις και οι νέες σελίδες έρχονται μετά.

Μετάφερε κάθε εργασία στο ημερολόγιο περιεχομένου σου με ημερομηνία και υπεύθυνο. Στο παράδειγμα του φούρνου, η ιδιοκτήτρια κλείνει δύο ώρες την εβδομάδα για πέντε εβδομάδες. Ο χρόνος αυτός καλύπτει τις εννέα ενημερώσεις, τους τρεις συγχωνευμένους οδηγούς και τη νέα σελίδα για τον χρόνο παραγγελίας. Ο χρόνος για τη συγγραφή νέων άρθρων προγραμματίζεται μόνο αφού έχουν πάρει ημερομηνία όλες οι εκκρεμείς διορθώσεις.

Όταν ξαναγράφεις ένα δυνατό παλιό άρθρο, σκέψου την επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου. Μια καλή απάντηση στον ιστότοπο μπορεί να γίνει μια σύντομη ανάρτηση στα social media ή μια ενότητα του newsletter χωρίς να ξεκινήσεις από λευκή σελίδα.

Κράτα μικρό τον επόμενο έλεγχο

Αποθήκευσε το φύλλο με την ημερομηνία του και μην το διαγράψεις όταν τελειώσει η δουλειά. Στον επόμενο έλεγχο, φτιάξε αντίγραφο, πρόσθεσε τις νέες σελίδες και έλεγξε μόνο ό,τι άλλαξε. Πολλές μικρές επιχειρήσεις επαναλαμβάνουν την άσκηση μία ή δύο φορές τον χρόνο, με έναν γρήγορο μηνιαίο έλεγχο των σελίδων που αναφέρουν τιμές. Ο σωστός ρυθμός εξαρτάται από το πόσο συχνά αλλάζει η προσφορά σου.

Κατέγραψε τι έγινε μετά τις αλλαγές. Σημείωσε την ημερομηνία ενημέρωσης κάθε σελίδας και κοίτα τα ίδια νούμερα τρεις μήνες αργότερα. Να θυμάσαι ότι η επισκεψιμότητα αλλάζει για πολλούς λόγους, όπως η εποχή και ο ανταγωνισμός, οπότε αντιμετώπισε κάθε αλλαγή ως παρατήρηση. Η μόνιμη αξία ενός ελέγχου περιεχομένου είναι ένας ιστότοπος όπου κάθε σελίδα έχει λόγο ύπαρξης και κάποιον που είναι υπεύθυνος γι' αυτήν.

Σχετικοί όροι του γλωσσαρίου

• Έλεγχος περιεχομένου
• Ανάλυση κενών περιεχομένου
• KPIs περιεχομένου
• Διαχρονικό περιεχόμενο
• Επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου
• Ημερολόγιο περιεχομένου

Δες επίσης

• Σχέδιο περιεχομένου για personal trainer
• Πλάνο περιεχομένου για γραφείο ακινήτων