Så gör du en innehållsrevision i ett småföretag

En innehållsrevision är en lista över allt du har publicerat, med ett beslut bredvid varje punkt. I ett litet företag ryms listan oftast i ett enda kalkylark: webbsidor, blogginlägg, guider att ladda ner och de inlägg i sociala medier som du fortfarande hänvisar folk till. Målet är att ta reda på vilket innehåll som fortfarande hjälper en kund och vilket som vilseleder, upprepar sig eller bara ligger kvar.

Du behöver ingen särskild programvara för en första revision. För en webbplats med färre än hundra sidor räcker det med ett kalkylark, tillgång till webbplatsens statistik och en ostörd eftermiddag. Den här guiden går igenom stegen och använder ett påhittat bageri med påhittade siffror för att visa hur besluten ser ut i praktiken. Ingen av siffrorna beskriver ett verkligt företag.

Bestäm vad revisionen ska besvara

Skriv en mening innan du öppnar kalkylarket. Till exempel: 'Vilka sidor bör en ny kund läsa innan hen beställer en tårta?' eller 'Vilka gamla inlägg anger priser eller öppettider som inte längre stämmer?' En tydlig fråga håller revisionen kort. Utan den växer listan till ett register över allt, och ingen gör något med den.

Sätt också en gräns. En första revision kan omfatta bara webbplatsen och bloggen. Nyhetsbrev, inlägg i sociala medier och tryckta broschyrer kan vänta till en andra omgång, om inte din fråga handlar om just dem. Skriv avgränsningen högst upp i arket så att nästa person som öppnar det vet vad som kontrollerades och vad som lämnades utanför.

Gör en förteckning över innehållet

Skapa en rad per URL eller dokument. Använd de här kolumnerna:

• Adress eller filnamn.
• Titel så som besökaren ser den.
• Innehållstyp, till exempel tjänstesida, blogginlägg, guide eller vanliga frågor.
• Datum för den senaste verkliga uppdateringen.
• Ägare, alltså den person som kan ändra innehållet.
• Den huvudfråga som innehållet besvarar för en kund.

Din webbplatskarta är den snabbaste startpunkten. De flesta verktyg för att bygga webbplatser publicerar en på /sitemap.xml, och du kan klistra in adresserna därifrån i arket. Lägg sedan till allt som webbplatskartan missar: PDF-filer som länkas från mejl, landningssidor från gamla kampanjer och sidor som är dolda i menyn. Om en sida finns men du inte kan säga vilken kundfråga den besvarar skriver du 'oklart' i den kolumnen. Den markeringen är redan ett fynd.

Lägg till de siffror du redan har

Hämta två eller tre siffror per rad från de verktyg du använder i dag. Sidvisningar under de senaste tolv månaderna visar om någon alls hittar fram till innehållet. Visningar i sökresultaten från Google Search Console visar om Google visar det för någon sökning. Om du följer upp förfrågningar eller beställningar antecknar du vilka sidor folk besökte innan de kontaktade dig.

Använd samma period för alla rader. Blandar du en siffra för tre månader med en för tolv månader ser en nyare sida svagare ut än den är. Låga siffror betyder inte automatiskt att en sida är oanvändbar. En sida om leveransvillkor kan ha få besök och ändå förhindra ett klagomål. Behandla siffrorna som ett underlag bredvid din egen bedömning av vad kunderna behöver.

Välj de content-KPI:er som du ska använda igen i senare revisioner och skriv in dem i arkets rubrik. När du mäter samma saker varje gång kan du jämföra den här revisionen med nästa.

Bedöm varje innehåll med fyra frågor

Svara ja eller nej för varje rad:

1. Stämmer det? Priser, öppettider, produktnamn, juridisk information och skärmbilder överensstämmer med hur det ser ut i dag.
2. Är det användbart? En kund med den angivna frågan skulle få ett fullständigt svar.
3. Är det unikt? Ingen annan sida på din webbplats besvarar samma fråga på nästan samma sätt.
4. Leder det vidare? Läsaren ser ett rimligt nästa steg, till exempel ett kontaktformulär, en relaterad guide eller en produktsida.

Fyra jakande svar betyder att sidan får vara kvar som den är. Varje nekande svar pekar på vilken sorts arbete som behövs. En sida med felaktiga uppgifter behöver uppdateras. En sida som upprepar en annan är en kandidat för sammanslagning. En sida utan tydlig kundfråga och utan besök kan tas bort eller omdirigeras.

Välj behåll, uppdatera, slå ihop eller ta bort

Ge varje rad exakt en åtgärd:

• Behåll. Korrekt, användbar och unik. Kontrollera den igen vid nästa revision.
• Uppdatera. Ämnet är rätt, men fakta, exempel eller länkar är inaktuella.
• Slå ihop. Två eller fler sidor besvarar samma fråga. Samla de bästa delarna på en sida och omdirigera de andra dit.
• Ta bort. Sidan fyller inte längre något syfte, till exempel ett erbjudande som har gått ut. Omdirigera adressen till den närmaste relevanta sidan så att länkar och bokmärken fortsätter att fungera.

Sidor som förblir användbara i flera år är ditt evergreen-innehåll. Markera dem, eftersom de förtjänar en schemalagd genomgång i stället för en omskrivning varje gång någon har tid över. Säsongsinnehåll och tidsbegränsat innehåll behöver ett slutdatum i arket så att det inte ligger kvar på nätet när säsongen är över.

Ett genomräknat exempel - webbplatsen för ett litet bageri

Det påhittade bageriet har 32 sidor: 6 sidor om tjänster och produkter, 22 blogginlägg och 4 prislistor i PDF. Ägarens fråga är: 'Vad bör en kund läsa innan hen beställer en festtårta?'

Efter bedömningen ser arket ut så här:

Siffrorna blir tillsammans 32, vilket är en snabb kontroll av att ingen rad har hoppats över. Sammanslagningarna gör sju sidor till tre, så webbplatsen slutar på 11 + 9 + 3 = 23 sidor efter borttagningarna och sammanslagningarna. Tre separata inlägg om tårtstorlekar blir en guide med en gemensam storlekstabell, och de andra adresserna omdirigeras dit.

Revisionen visar också en lucka. Ingen sida förklarar hur långt i förväg man behöver beställa. Det är en fråga som kunderna ställer i telefon, och ingenting på webbplatsen besvarar den. Ägaren lägger till den i planen som en ny sida. Att hitta saknade ämnen på det här sättet är en enkel innehållsgapanalys som uppstår som en bieffekt av revisionen.

Gör om resultaten till en arbetsplan

En revision gör bara nytta när åtgärderna får datum. Sortera arket efter åtgärd och uppskatta arbetsinsatsen för varje rad i timmar. Gör först de rättelser som skyddar kunderna: felaktiga priser, felaktiga öppettider och trasiga beställningslänkar. Ta sedan hand om sammanslagningarna, eftersom de ändrar adresser och kräver omdirigeringar. Uppdateringar och nya sidor kommer därefter.

Flytta varje uppgift till din innehållskalender med ett datum och en ansvarig. I bageriexemplet avsätter ägaren två timmar i veckan under fem veckor. Den tiden räcker till de nio uppdateringarna, de tre sammanslagna guiderna och den nya sidan om beställningstid. Tid för att skriva nya inlägg planeras först när alla rättelser som väntar har fått ett datum.

När du skriver om ett starkt gammalt inlägg kan du överväga återanvändning av innehåll. Ett bra svar på webbplatsen kan bli ett kort inlägg i sociala medier eller ett avsnitt i ett nyhetsbrev utan att du behöver börja från ett tomt blad.

Håll nästa revision liten

Spara arket med datum och radera det inte när arbetet är klart. Vid nästa revision kopierar du det, lägger till nya sidor och kontrollerar bara det som har ändrats. Många småföretag upprepar övningen en eller två gånger om året, med en snabb månatlig kontroll av de sidor som nämner priser. Rätt rytm beror på hur ofta ditt erbjudande ändras.

Anteckna vad som hände efter ändringarna. Skriv upp datumet då varje sida uppdaterades och titta på samma siffror tre månader senare. Tänk på att trafiken förändras av många skäl, bland annat säsonger och konkurrenter, så behandla varje förändring som en observation. Det bestående värdet av en innehållsrevision är en webbplats där varje sida har ett skäl att finnas och någon som ansvarar för den.

Relaterade ord i ordlistan

• Innehållsrevision
• Innehållsgapanalys
• Content-KPI:er
• Evergreen-innehåll
• Återanvändning av innehåll
• Innehållskalender

Se även

• Innehållsplan för personlig tränare
• Innehållsplan för mäklarbyrå